【インタビュー記事】シェアオフィスの運営マネージャーが無人オフィスの消耗品補充をスマートマットライトで解決できるか検証した事例

ITを活用した無人シェアオフィスの運営マネージャーをされている小林様。

シェアオフィスで使うコピー用紙やドリンク・消毒液などがなくなっているかの チェックに時間がかかっているため、スマートマットライトに注目されました。

まずはご自宅で使うことで、オフィス利用に向けた検証をされた とのこと。オフィスや店舗への導入を検討されている方は必見のインタビューです。

この記事のサマリー

• シェアオフィスでコピー用紙やドリンクを切らしてしまうと 顧客満足度が下がってしまう。そのため頻繁に消耗品の残量チェック・補充をアルバイトにお願いしていたが、その人件費に悩んでいた。

• シェアオフィスの物品管理が 自動注文でラクにならないかお試し頂いた。ドリンクなどを購入しているアスクルの自動注文に対応していない点がネックで、オフィスでの導入は見送った。

• アスクルで消耗品を購入している小林様の用途には合わなかったが、Amazonで消耗品を購入しているオフィスなら自動注文 が、消耗品を置いている場所が遠い場合は、買いどき通知による遠隔からの残量チェック が役立つ。

というお話をお聞きしました。

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スマートマットライトを知り、検証されたきっかけをインタビュー

－まずはどのような経緯でスマートマットライトを知りましたか？

シェアオフィスを運営しているのですが、さまざまな業務を自動化 しようとしています。
備品管理もその一環で、「備品 発注 自動化」という検索キーワードで見つけました。

もともとスマートマットクラウド(※1)を知っていたので、商品がどのように 自動注文されるのかはすぐに理解できました。

※1：スマートマットクラウドとは、製造業・医療クリニックをはじめとしたBtoB向けの在庫管理・自動発注システム。さまざまなECと自動発注の連携など、高度な機能を備えている。

ースマートマットライトを検証されたのはなぜですか？

スマートマットライトの 価格の安さと月額料金不要の買い切り なのが一番の理由ですね。

ドリンク類など消耗品の管理をアルバイトの方にやってもらっていますが、人件費がかかり過ぎな感 があります。

そこで、コストが小さく始められそう なスマートマットライトで検証してみようと思いました。

スマートマットライトを検証された感想をインタビュー

ー検証されてみて、シェアオフィスで実際に使えそうですか？

残念ながら弊社が利用している アスクルへ自動注文ができなかった ので導入は見送りました。

少なくなったらメールでお知らせしてくれる「買いどき通知」で遠隔から補充タイミングがわかるので若干は便利になりそうでした。

しかし、商品の搬入までの現在のオペレーション を考えると導入するまでには至りませんでした。

ー現在のオペレーションというと？

無人オフィスですが消耗品の搬入時には結局、人を派遣しなくてはいけない、というオペレーションです。

そのため買いどき通知を利用したとしても、大幅なオペレーション改善には至りませんでした。しかし 人が常にいるオフィスなら効果は変わってくる と思いますよ。

ーどのように効果が変わりそうと感じられましたか？

まず Amazonで商品を購入している企業 なら、スマートマットライトは便利だと思います。「水がない」「コピー用紙がない」などの苦情が無くなって総務の方の苦労も減るんじゃないですかね。

またECショップがAmazonではなくても、消耗品の補充に便利そうな機能 がありますね。

ー便利そうな機能とは？

先ほど少し話にでた「買いどき通知」です。

管理画面から商品残量を指定できる買いどき通知は、商品が指定量より少なくなったらメールやLINEで通知が来る機能 ですよね？

ーはい、そのとおりです。

これならAmazonの対応商品以外に、他のECショップの商品でも工夫次第で利用できる んじゃないでしょうか？

一旦、管理画面からAmazonの商品を選ぶ必要はありますが、買いどき通知の設定にしておけば、少し手間ですが 別のECショップから購入できます よね？

これを使えば在庫チェックの手間が減り、通知ひとつで消耗品の残量を遠隔から確認 できるので、ビジネスシーンによってはメリットが大きいのではないかと。

例えば、フロア数ごとにドリンク・コピー用紙を置いているオフィス や、倉庫にオムツなどの消耗品を保管している介護施設や保育所 では「買いどき通知」だけでも十分に役に立ちそうだと思いました。

ーその他の機能面でも何か気づき点はありましたか？

マットに載せた商品の消費スピードが見える「消費レポート」が興味深かったですね。

消費スピードが早い/遅い店舗 があるなど気づきがあり、行き届いたサービス展開に活かせると感じました。

例えば、コピー用紙ひとつとっても、消費スピードが早い店舗には多めに用意しておけますね。消耗品の注文が効率よくできそう ですね。

ー他にもまだあれば教えてください。

そうですね。管理画面の案内が丁寧だったのが好印象 でした。

私は特にPCに詳しいわけではないのですが、管理画面をみながらカンタンに設置 できましたし、どういった機能があるかもすぐに理解できましたよ。

また、機械系が苦手な総務の女性の方も「これなら設置できる」と言ってました。近頃、御社のHPを再度チェックしたのですが、初期設定について動画がアップ（※2）されていたので、さらに分かりやすそうです。

※2：2022年4月、管理画面にセットアップ動画を掲載しました。

検証された内容を詳しくインタビュー

ー実際にはどのように検証されましたか？

自宅で検証しました。A4、A5サイズを1枚ずつ購入し、キッチンとリビングにそれぞれ置いています。

ーどんな商品を自動注文されていますか？

A4サイズにはトマトジュース750ml、A5サイズには乳酸菌カルピス200mlを置いて自動注文できるか試してみました。
洗剤・柔軟剤も自動注文したかったのですが、これは対応商品にはありませんでした(※3)。

※3：2021年6月時点での対象商品。2022年9月現在では対象商品は約5500点以上に増え、洗剤・柔軟剤系も種類が豊富になっている。

ー設置で困った点はありましたか？

設置では特に困りませんでしたね。Amazonレビューでよく指摘されている Wi-Fi強度も問題なく、それぞれの場所でちゃんと自動注文を行ってくれています。

ー注文タイミング(※4)はどのように設定されていますか？

トマトジュースは 10％以下、乳酸菌カルピスは 30％以下 ですね。乳酸菌カルピスは最初20％以下にしていたのですが、それだと自動注文される前に商品を使い切ってしまいました。

※4：注文タイミングとは、商品残量が指定した値を下回ると自動注文される値のこと。例えば注文タイミングを40%とすると、商品残量が40%以下になった時にスマートマットライトは商品を自動注文します。

ー実際に使ってみてどうでしたか？

この2種類のドリンクは健康のために飲まなきゃなぁ…という感じで、飲む量がどうしてもブレるので、今まではAmazonの定期おトク便は利用してこなかったんです。

しかし 自動注文なら飲む量に合わせて届く ので、買い忘れることはなくなりましたね。

ー検証後、どうされていますか？

そのまま使っています(笑)。スマートマットライトに月額料金はかからないので。
「あれ？商品が届いた！」と思ったら確かにドリンクが減っているタイミングで、ドリンクの注文はお任せできているのが快感 ですね。

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弊社に対するご要望をインタビュー

ー何かご要望はありますか？

やはりAmazonだけでなく、さまざまなECショップが使えるようになって欲しい ですね。
うちの場合はアスクルで断念しましたし…。

今回は「買いどき通知・消費レポート」の話もさせていただきましたが、やはり自動注文自体に大きな魅力 を感じますからね。

－ありがとうございます。他には何かありますか？

そうですね、対象商品を増やして欲しい です。できればユーザー側から管理画面を通して追加できるといいのですが（※5,6）…。

※5：2022年9月現在では商品追加フォームから頂いた内容を弊社でまとめて、Amazon担当者との合意の上で追加商品を決定しています。
※6：2022年9月現在では対応商品は約5,500点以上に増加。

インタビューを終えて

今回のインタビューでは、スマートマットライトをビジネス（小規模サービス業・店舗等）に使用できるか検証した内容をお聞きしました。
現在、スマートマットライトで 自動注文できるECサイトは残念ながらAmazonのみ となってます。

ただし 買いどき通知(※7)をうまく利用すれば 、Amazon以外のアスクルやヨドバシなどのECショップでの注文や、遠隔からの消耗品管理にも役立ちそうという感想をいただきました。

貴重なお話、ありがとうございました。

※7：買いどき通知はさらにLINE通知を2022年4月にリリース